Pour bien fonctionner, votre centre de formation, comme toute entreprise sérieuse, doit consigner par écrit les modalités de son fonctionnement. Cela permet, en cas de difficulté, de se référer à des éléments objectifs et permanents pour désamorcer la situation. Ainsi, plutôt que de créer des solutions de toutes pièces pour relever les défis auxquels votre organisme fera face, vous les aurez déjà anticipé et noté la marche à suivre dans divers documents conservés au sein de vos locaux.
Le bilan pédagogique et financier de la formation
A chaque session de formation, vous devez dresser un bilan des activités menées. Cet état des activités, sera consigné dans un document unique dénommé bilan pédagogique et financier de la formation. Ainsi, le bilan pédagogique et financier de la formation va recenser toutes les informations nécessaires sur la session d’enseignements que vous venez de dispenser.
Une partie du document portera sur le contenu de votre formation. Les objectifs visés et surtout à quel pourcentage ils ont été atteints. Des informations sur la qualité des apprenants et des formateurs seront également renseignées dans cette partie. Une autre section de votre bilan pédagogique et financier prendra en compte toutes les charges et tous les produits générés au cours de la réalisation de la formation.
Le règlement intérieur de la formation
Lorsque vos stagiaires arrivent dans votre centre de formation, ils doivent être sensibilisés au contenu de votre règlement intérieur. En effet, sans un minimum de discipline, les objectifs de formation peuvent être difficilement atteints.
Pensez donc, avant le lancement d’une session de formation, à consigner dans un document, tous les comportements à proscrire dans vos locaux. Justifiez bien dans le règlement intérieur, en quoi, le non-respect de vos consignes peut entraver la bonne marche de vos activités.
Le contrat de formation
Le contrat de formation est une convention qui lie votre centre de formation à chacun des stagiaires que vous formez. Ce document recense l’ensemble des droits et obligations que chaque partie doit observer durant la formation, ainsi que les conséquences qui découleront de chaque manquement. Comme la formule juridique l’affirme, ce contrat sera la loi à appliquer entre votre organisme de formation et l’apprenant en cas de litige.
Les feuilles de présence
Durant la formation, tous les participants sont tenus d’émarger sur une feuille de présence à la fin de chaque séance. Ce document est important parce qu’il permet de réaliser un bon suivi des activités menés dans le centre de formation.
Aussi, il servira à rémunérer les formateurs qui touchent un tarif horaire. Les feuilles de présence servent aussi à évaluer la durée effective nécessaire pour bien prodiguer une formation. Le centre, après quelques sessions sur un même thème d’apprentissage, pourra déterminer la durée de temps moyenne nécessaire pour bien inculquer les enseignements aux stagiaires.
Conclusion
Le suivi des activités de formation dans un centre nécessite la mise en place de certains documents. Ces documents doivent être bien conservés et consultés régulièrement avant chaque décision stratégique à prendre par la direction de l’organisme de formation.